Panduan untuk Merencanakan Kegiatan Lingkungan / WIlayah / Paroki

CONTOH KEGIATAN BIDANG PASTORAL


1.  Persaudaraan sejati :

• Perayaan HUT lingkungan
• Pesta Natal bersama
• Arisan, Pesta Rujak
• Rapat pengurus/evaluasi
• Pembuatan buletin/warta lingkungan
• Seminar pendidikan/kesehatan
• Kunjungan keluarga / tatap muka
• Sensus data umat
• Rekreasi, Outbound/team work, tea walk
• Latihan/pertandingan olah raga, jalan sehat, sepeda santai
• Pelatihan/Pentas seni budaya, tari/musik/drama/teater
• Promosi/pameran

2.  Doa dan Sabda (pertumbuhan iman)

• Ziarah, Retret, Rekoleksi, Seminar
• Ibadat / Devosi / Doa / Novena Rosario
• Pendalaman Iman (KKS)
• Bincang-bincang Rohani, sharing
• Tanya jawab seputar gereja/liturgi/kitab suci
• Kelompok/Tim Doa, doa berantai, latihan memimpin doa
• Pembagian buku doa

3.  Ekaristi

• Misa lingkungan
• Misa perayaan hari besar
• Misa arwah, berkat rumah, pembukaan tahun ajaran, anak/mudika, dll.

4.  Pelayanan

• Partisipasi dalam tugas di gereja, seperti : kolektan, tata laksana, coffee morning, koor/dirigen/organis/pemazmur, lektor, MC/komentator, prodiakon, putra altar, dekorasi, kepanitiaan, kaderisasi pengurus, dll. termasuk juga pelatihan tugas liturgi
• Pelayanan di lingkungan, seperti : kunjungan/pemberian komuni ke warga lansia/ sakit, pemberian sakramen perminyakan, pemberian sakramen pengakuan dosa, dll.
• Pelayanan kepada lingkungan hidup/masyarakat, seperti : kerja bakti kebersihan lingkungan, pemberian gizi, penjualan sembako murah, makan/buka puasa bersama, baksos kesehatan, bantuan kepada korban bencana banjir/ kebakaran/kecelakaan/duka, bantuan/kunjungan ke Panti Anak/Lansia/Penjara/ Kaum yg terpinggirkan/Pemulung, Program Anak Asuh, Pembinaan/Pendidikan/ Pelatihan sekolah/tenaga kerja, Bina Usaha, pengelolaan dana simpan/pinjam, melibatkan diri dalam kepengurusan lingkungan, RT/RW, penggerak PKK, dll.

Setelah memilih jenis/program kegiatan yang mau dilakukan sesuai bidang pastoral diatas, maka langkah selanjutnya adalah menentukan Tujuan / Sasaran Kegiatan.



TUJUAN/SASARAN KEGIATAN :

Ini dapat dibantu dengan beberapa pertanyaan sbb :

• Apa tujuan diadakannya kegiatan?
• Siapa peserta yang diharapkan ikut? (bisa menurut kelompok usia/kondisi)
• Berapa perkiraan jumlah peserta?

Dengan menjawab pertanyaan diatas maka dimungkinkan untuk menentukan tema dari kegiatan (dengan mencantumkan tema, maka akan memudahkan bagi pembimbing untuk mengarahkan tujuan/sasaran yang hendak dicapai)

WAKTU/TANGGAL PELAKSANAAN :

• Berapa lama waktu yang cukup untuk mempersiapkan kegiatan? (termasuk kebutuhan untuk publikasi, pencarian dana dan penyusunan acara)
• Kapan tanggal / hari yang memungkinkan keterlibatan sebanyak mungkin peserta yang menjadi sasaran kegiatan?

GAMBARAN/DESKRIPSI KEGIATAN :

Tempat pelaksanaan kegiatan :

• Perlukah dilakukan survey untuk menentukan tempat pelaksanaan kegiatan?
• Apakah tempat yang dipilih sudah sesuai dengan tujuan dan sasaran kegiatan? (misalnya untuk retret, lebih baik tempat yang tenang & jauh dari keramaian)
• Cukupkah kapasitas tempat dibandingkan jumlah peserta yang diharapkan ikut?
• Acara seperti apa yang mungkin/ingin dilakukan di tempat kegiatan?
• Apakah diperlukan transportasi khusus untuk menuju ke tempat kegiatan?

Susunan acara :

• Bagaimana jadwal acara secara detail?
• Apakah diperlukan pelayanan pastoral? (bila membutuhkan pastor pendamping segera berkoordinasi dengan pastores)
• Apa saja perlengkapan penunjang acara yang diperlukan? (segera buat list-nya,apa saja yang sudah disediakan ditempat dan apa saja yang harus diusahakan sendiri, misalnya sound system, OHP, dll.)
• Siapa yang bertanggung jawab untuk menyusun/memimpin acara?

Konsumsi :

• Apakah diperlukan konsumsi untuk kegiatan? Berapa banyak?
• Siapa yang bertanggung jawab untuk mengurus hal ini?

Publikasi & Dokumentasi acara :

• Bagaimana cara untuk menyebarkan informasi tentang kegiatan?
• Siapa yang akan menyiapkan undangan?
• Pihak-pihak mana saja yang perlu diundang? (apakah perlu mengundang Pastores / Dewan Paroki / Koordinator Wilayah / Ketua Lingkungan / Pihak Luar yang lain?)
• Apakah perlu disiapkan petugas khusus untuk dokumentasi?

Perizinan :

• Adakah perizinan khusus yang dibutuhkan, misalnya : izin tempat, izin ruangan, izin alat, izin RT/RW, bantuan pengamanan?

PERKIRAAN KEBUTUHAN DANA & CARA MEMENUHINYA :

• Berapa perkiraan dana yang diperlukan? Minta setiap seksi/penanggung jawab memberikan perkiraan dana yang diperlukan. Biaya atas kegiatan sejenis yang pernah ada, bisa menjadi pertimbangan dalam memperkirakan kebutuhan dana.
• Berapa jumlah dana yang tersedia?
• Bagaimana cara mencari dana tambahan bila diperlukan? (apakah lewat iuran peserta atau kegiatan pengumpulan dana? Bila perlu bentuk tim khusus untuk mencari tambahan dana yang diperlukan.)

PENANGGUNG JAWAB :

Dengan dipenuhinya persiapan-persiapan diatas, maka sudah akan nampak orang-orang yang akan bertanggung jawab dalam kegiatan ini. Mungkin tinggal ditambahkan orang yang bertanggung jawab secara keseluruhan (Ketua Panitia/Koordinator).

Perlu diingat ketika dalam pelaksanaan :

• Adakan briefing/pertemuan singkat sebelum pelaksanaan kegiatan/acara untuk memastikan semua persiapan sudah beres.
• Ketua Panitia/Koordinator harus memastikan semua penanggung jawab sudah memahami tugasnya masing-masing.
• Semua panitia harus memonitor jalannya acara. Bila ada hal yang kurang beres, segera laporkan pada Ketua Panitia/Koordinator, agar dapat diambil tindakan yang perlu.
• Usahakanlah untuk tetap terlibat didalam acara.
• Bereskanlah tempat dan semua perlengkapan kegiatan setelah acara.

Hal yang perlu dilakukan setelah kegiatan terlaksana :

• Adakanlah evaluasi atas kegiatan yang telah berjalan.
• Buatlah laporan kegiatan (LPJ, LKL, RKL). Sesuai dengan ketentuan Tim Keuangan Keuskupan Agung Jakarta, Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) harus sudah diberikan paling lambat 2 minggu setelah kegiatan berakhir.
• Berikanlah ucapan terima kasih kepada orang yang telah mendukung kegiatan tersebut (dapat juga dilakukan pada akhir pelaksanaan kegiatan).

Pada kegiatan-kegiatan yang berskala kecil, mungkin tidak membutuhkan pertanyaan/jawaban selengkap persiapan diatas. Silahkan disesuaikan dengan kebutuhan.

Selamat melayani.